Помощь → Сотрудники, роли и отделы

Сотрудники входят в кабинет компании под своим email. Роль решает, что сотрудник видит и может менять, отдел — чьи сделки видит руководитель. Всё это — в «Настройках»: разделы «Сотрудники», «Роли», «Отделы».

Отделы

«Настройки → Отделы» → «Новый отдел». Отдел может входить в другой («Входит в») — например, «Офисы» и «Retail» внутри «Аренды». Руководитель отдела с охватом «Отдела» видит записи сотрудников своего отдела и всех подотделов.

Удалить можно только пустой отдел — без сотрудников и подотделов.

Сотрудники

1. «Настройки → Сотрудники» → «Добавить сотрудника».
2. Email — это логин сотрудника. Укажите фамилию и имя (обязательно), отчество, роль и отдел. Позже сотрудник сможет сменить ФИО в личном кабинете.
3. Сотруднику придёт письмо-приглашение. По ссылке из письма он принимает приглашение и задаёт пароль — или отказывается. Ссылка действует 7 дней.
4. Если человек уже зарегистрирован в CREAM (например, работает и в другой компании), он примет приглашение и войдёт под своим прежним паролем — компания появится у него в списке.

Пока приглашение не принято, сотрудник отмечен в списке как «Приглашён»: доступа к кабинету у него нет, но место по тарифу он уже занимает. Ссылка устарела — нажмите «Отправить ещё раз». Передумали или ошиблись в адресе — удалите приглашение и отправьте новое. О принятии и отказе вам придёт уведомление; при отказе человек исчезнет из списка.

В карточке сотрудника («Изменить») ещё есть:

• «Может входить в кабинет организации» — снимите флажок, чтобы закрыть доступ, не удаляя сотрудника и его историю.
• Новый пароль для входа — если сотрудник забыл пароль и не может восстановить его сам («Забыли пароль?» на странице входа).
• Почта — почтовый ящик сотрудника, с которого уходят письма клиентам. Его может подключить администратор или сам сотрудник. Подробнее

Подпись в письмах сотрудник меняет сам — в личном кабинете.

Владелец кабинета (тот, кто его зарегистрировал) — один, без роли и с полным доступом, его вход по IP не ограничивается. Всем остальным роль обязательна; полный доступ — роль «Администратор».

Роли и права

В каждой компании есть шесть системных ролей. Их права можно менять, а переименовать или удалить их нельзя. Можно добавить свои роли — «Новая роль».

Права роли — таблица: разделы (сделки; клиенты, собственники и агенты с их контактами; объекты, блоки и условия; подборки; показы; задачи; звонки и записи разговоров) × действия (смотреть, создавать, менять, удалять). У каждого действия — охват:

• Контрагенты по типу. Права на клиентов, собственников и агентов настраиваются отдельно. Контрагент без типа считается клиентом.
• Направления. Для объектов можно ограничить назначения блоков, которые видит роль, — так настраиваются направления «Офисы», «Retail» и т. п. Пусто — все назначения.
• Смена ответственного и ассистента — отдельные права: «Смена ответственного объектов», «Смена ассистента объектов», «Смена ответственного контрагентов», «Смена ответственного сделки». «Да» — можно всегда, «Отдела» — если текущий ответственный (ассистент) из отдела сотрудника или подотделов либо его нет, «Нет» — нельзя. По умолчанию у администратора — «Да», у руководителя отдела — «Отдела», у остальных — «Нет». Остальные поля записи меняются по праву «Менять».
• Лиды — у лида нет ответственного, поэтому «свои» — созданные сотрудником, «отдела» — созданные его отделом; лиды с сайта, звонков и мессенджеров видят все, у кого «смотреть» не «Нет».
• Разбор лидов — отдельное право: какие лиды можно разбирать («свои» — только созданные сотрудником; «все» — все видимые, включая пришедшие с сайта, звонков и мессенджеров) и на кого («на себя», «на отдел», «на всех» — ответственный нового контрагента и сделки). Варианты: «Нет», «Свои на себя», «Все на себя», «Все на отдел», «Все на всех». По умолчанию у администратора — «Все на всех», у руководителя отдела — «Все на отдел», у брокера — «Свои на себя», у остальных — «Нет». О лидах
• Удаление сделок, контрагентов с контактами и объектов доступно только администратору.
• Доступ к разделам — да / нет по каждому разделу меню: «Лиды», «Сделки», «Объекты и блоки», «Подборки», «Контрагенты», «Контакты», «Избранное», «Показы», «Звонки», «Чаты», «Реклама», «Сайт», «Отчёты», «Настройки» (сотрудники, роли, отделы, воронки, папки, баланс). Без доступа раздела нет в меню, страница не открывается, а его записи роль не видит, даже если в правах на записи — «Все». Так можно сделать роль с одним разделом — например, администратора сайта: «Да» только у «Сайта». Задачи, календарь, уведомления, поддержка и помощь доступны всем.

Роль, назначенную сотрудникам, удалить нельзя — сначала смените им роль.

Особые должности

Особая должность — рабочее место сотрудника: пункт первым в меню, который открывается сразу после входа. Что сотрудник видит и меняет, по-прежнему решает роль.

• От роли. Должность можно дать любой роли: «Настройки → Роли» → поле «Особые должности». Она есть у каждого сотрудника с этой ролью. У системных ролей «Ассистент», «Актуализатор клиентской базы» и «Рекламщик» должность закреплена и не меняется — нужна другая, создайте свою роль.
• Дополнительные. В карточке сотрудника («Настройки → Сотрудники» → «Изменить») — поле «Особые должности»: можно дать несколько, например брокеру ещё и «Актуализатор базы объектов».
• Пункт рабочего места в меню — только у сотрудников с должностью, у администраторов без должности его нет. Подменить сотрудника — дайте себе должность в карточке сотрудника.
• Ассистентом объекта можно выбрать любого сотрудника с должностью «Актуализатор базы объектов».

Вход только из офиса

В карточке сотрудника включите «Вход только с разрешённых IP-адресов» и добавьте адреса офиса: один адрес (203.0.113.7) или подсеть (10.0.0.0/24), Enter — добавить. Из другой сети сотрудник в кабинет компании не войдёт. Какой у офиса адрес — спросите у вашего интернет-провайдера или системного администратора.

Удалить сотрудника

«Настройки → Сотрудники» → корзина в строке сотрудника. В окне видно, где он ответственный (сделки, лиды, контрагенты, объекты, показы, чаты, задачи): выберите, кому их передать, или оставьте без ответственного. В объектах, где он ассистент, ассистент снимается. Новому ответственному придёт уведомление.

Учётная запись сотрудника остаётся: если он работает и в других компаниях, там ничего не изменится. Владельца и себя удалить нельзя.

Сотрудник уволился

1. Передайте его записи другому. В сделках, лидах и контрагентах выберите сотрудника в фильтре, в объектах — отсортируйте список по столбцу «Ответственный»; отметьте записи и «Действия → Сменить ответственного».
2. В карточке сотрудника снимите «Может входить в кабинет организации». История его работы — лента, звонки, письма — останется.

Быстрее — удалить сотрудника: все его записи разом перейдут выбранному коллеге.