Помощь → Автоматизации и отбор сделок

Автоматизации делают рутину за брокеров: ставят задачи, пишут клиенту, меняют ответственного и стадию, когда в сделке что-то происходит. Они же забирают сделки, по которым давно ничего не делали, — чтобы клиенты не терялись.

Как устроена автоматизация

«Настройки → Автоматизации», вверху — выбор воронки. Ниже — доска: колонка «Любая стадия «в работе»» и колонка на каждую стадию. Автоматизацию можно привязать к одной или нескольким стадиям — её карточка видна в колонке каждой. Она работает, пока сделка на одной из них: если сделка ушла раньше срока, отложенное действие не выполнится.

«Добавить» в колонке — новая автоматизация:

1. Название и «Автоматизация включена».
2. Когда — событие по сделке (см. ниже).
3. Если — условия по полям сделки, заявки и своим полям: равно, не равно, одно из, не меньше, не больше, содержит, пусто, заполнено. Без условий — для любой сделки.
4. Сделать — одно действие, «Сразу» или «С задержкой» (минуты, часы, дни).

Перетащите карточку в другую колонку, чтобы заменить эту стадию на другую; остальные стадии автоматизации останутся. Переключатель на карточке включает и выключает её. Всё, что сделала автоматизация, видно в ленте сделки.

Когда срабатывает

Что делает

Готовые шаблоны

«Шаблон» в колонке — заполненная автоматизация, останется выбрать сотрудников или роли:

• Позвонить, когда клиент открыл подборку — задача ответственному в течение часа.
• Назначить показ, если клиенту интересно.
• Узнать впечатления после показа — задача на следующий день.
• Перезвонить на пропущенный — задача на 30 минут.
• Повторное обращение — уведомить ответственного.
• Сделка застряла на стадии — уведомление через 3 дня.
• Задача просрочена — уведомить ответственного и руководителя.
• Новая сделка — ответственный по кругу.
• Пять шаблонов отбора сделок — ниже.

Журнал и ручной запуск

Внизу страницы — «Журнал»: какая автоматизация по какой сделке когда сработала и с каким результатом — ждёт, выполнено, пропущено, ошибка. Отложенные запуски ждут своего времени; при удалении автоматизации они не выполнятся.

Автоматизации «Запуск вручную» видны в карточке сделки под кнопкой «Запустить».

Отбор сделок

Чтобы забрать сделку у брокера, если по ней долго ничего не происходит, — автоматизация «Когда: Нет активности» с действием «Отобрать сделку». Проверка — каждый день в 7:00. Настройки «Нет активности»:

• Стадии, где она действует (пусто — любая «в работе»).
• Срок — дней, рабочих или календарных; отдельный срок, если на бирже есть блок на «Переговорах» и дальше.
• От чего считать — от последней активности ответственного или от перехода на стадию.
• Что считается активностью — заметка, звонок, смена стадии, блок или стадия блока на бирже, отправленная подборка, назначенный или проведённый показ, выполненная задача. Обычные записи в ленте срок не продлевают.
• Начиная с — раньше этой даты срок не идёт; «Не трогать сделки ролей» — например, pre-sale.

Действие можно выбрать и другое — например, только уведомить руководителя. По одному простою автоматизация срабатывает один раз: снова — только если после этого была активность или сделка сменила стадию.

«Шаблон» в колонке стадии — готовый отбор, останется выбрать стадии, куда переводить и кого уведомить:

• Новая сделка без работы — 3 рабочих дня без активности, ответственный снимается.
• Сделка в работе без активности — 3 рабочих дня, если на бирже идут переговоры — 5.
• Долгая сделка без активности — 15 рабочих дней.
• Обзвон не выполнен — 2 рабочих дня на стадии, активность не учитывается.
• Не разобрали из распределения — 2 рабочих дня на стадии, задача «Позвонить клиенту».

Глаз на карточке — «Проверить»: по каким сделкам автоматизация сработает прямо сейчас и почему, до того как включить её. Что было отобрано — в журнале.